Hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh

Đối với các ngành như sản xuất, xây dựng, phân phối thì hóa đơn đầu vào phát sinh nhiều hơn, đóng vai trò quan trọng trong việc khấu trừ thuế của doanh nghiệp. Luật hiện nay có quy định gì về hoá đơn đầu vào hộ kinh doanh hay không? Giải đáp ngay tại đây !

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 01/2021/NĐ-CP;
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
• Thông tư 78/2014/TT-BTC;

Hóa đơn đầu vào là gì?

Để hiểu rõ hơn về hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh có cần thiết hay không. Hãng Luật Thành Công sẽ cung cấp cho các bạn những khái niệm cần biết về chủ đề này.

Khái niệm hóa đơn là gì?

Hóa đơn là gì? Hóa đơn được hiểu là chứng từ do người bán lập ra ghi những thông tin bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng của mình (nhưng phải nằm trong quy định của pháp luật). Nói cách khác, hoá đơn là những giấy tờ yêu cầu thanh toán chi phí các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê  theo các mặt hàng có trong đó.

Hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh là gì?

Hóa đơn đầu vào là những loại hóa đơn, chứng từ mà được sử dụng vào việc thanh toán các dịch vụ hay dùng để mua sắm các mặt hàng như: hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu…

Hiện nay theo luật quy định thì có hai hóa đơn đầu vào chính như sau:

• Hóa đơn GTGT là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
• Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây;

Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Ngoài ra còn có một số loại chứng từ khác không thuộc hai trường hợp trên nhưng vẫn được xem là hóa đơn đầu vào như chứng từ thu phí, tem phiếu thu tiền, thẻ các loại vé, phiếu thu tiền cước vận chuyển,…

Hiện nay hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh vào được thể hiện dưới 3 hình thức như sau: Hóa đơn tự in (Nghĩa là hóa đơn được người bán viết bằng tay);  Hóa đơn điện tử (dùng dưới hình thức online sử dụng chữ ký số); Hóa đơn đặt in (Đặt in các loại hóa đơn, phù hợp với các loại mặt hàng).

Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.4 và 5.5 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Xem thêm: Mã số thuế hộ kinh doanh là gì?

Hộ kinh doanh cá thể cần hóa đơn đầu vào không ?

Hộ kinh doanh cá thể có Quy mô hoạt động kinh doanh nhỏ; Không chú trọng quản lý chỉ số tài chính, họ không có kế toán hay làm các nghiệp vụ kế toán chuyên sâu như các công ty, cũng như việc đóng thuế của họ cũng khá đơn giản so với công ty.

Vì vậy, khi hoạt động nhiều hộ kinh doanh không chú trọng lắm trong vấn đề hóa đơn khi mua hàng. Trên thực tế, hộ kinh doanh cá thể chỉ không được phép xuất hóa đơn bán hàng, dịch vụ, hàng hóa,… như các đơn vị doanh nghiệp.

Tuy nhiên Hộ kinh doanh cũng có nghĩa vụ kê khai hóa đơn đầu vào. Họ chỉ được sử dụng hóa đơn bán hàng khi bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ không được cấp phép sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, việc đó nghĩa là không thể xuất hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra mà chỉ được xuất hóa đơn bán hàng.

Tùy vào từng trường hợp tùy vào từng mặt hàng, dịch vụ, sản phẩm khi nhập, mua hàng hóa thì hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh có hoặc không.

Loại trừ hai trường hợp (ở mục số 3) không cần hóa đơn đầu vào dưới đây thì Hộ kinh doanh cá thể nhập/mua hàng hóa, dịch vụ thì bắt buộc phải có hóa đơn.

Khi hoạt động kinh doanh, các cơ quan chức năng sẽ kiểm tra hàng hóa, sản phẩm về nguồn gốc, xuất xứ, chất lượng, và nhiều yếu tố khác. Nếu Hộ kinh doanh bán những sản phẩm, hàng hóa mà không xuất trình được đầy đủ những giấy tờ này sẽ bị phạt hành chính. Mức phạt về việc không có đầy đủ giấy tờ này do luật quy định tại Nghị định 124/2015/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 185/2013/NĐ-CP có quy định về mức xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm liên quan về nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.

Tùy vào mức độ nghiêm trọng, sản phẩm của người bán có ảnh hưởng đến người tiêu dùng hay không, số lượng có nhiều hay không từ đó đưa ra một mức phạt nhất định khung phạt rơi vào từ 200.000 đồng đến 40.000.000 đồng. Ngoài hình phạt chính là phạt tiền này ra, nếu có các hành vi dấu giếm không trung thực khi kiểm tra sẽ bị phạt thêm hình phạt bổ sung.

Tham khảo: Cách đặt tên hộ kinh doanh

Vậy làm sao để không bị xử lý pháp luật trong khi kinh doanh? Điều này có nghĩa hộ kinh doanh phải có giấy tờ hợp pháp chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong khi nhập/mua vào hàng hóa.

Việc này thể hiện bằng: khi mua các sản phẩm hoặc nguyên vật liệu thì hộ kinh doanh cá thể phải lấy hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng – hóa đơn trực tiếp) thanh toán, những bằng chứng giao dịch (ví dụ như bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ,…) và khi bị kiểm tra thì hộ kinh doanh cá thể xuất trình hóa đơn thanh toán hoặc bằng chứng giao dịch khi mua vào hàng hóa cho cơ quan quản lý ( trong trường hợp không có giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa).

Trường hợp không cần hóa đơn đầu vào

Trường hợp 1

Khi Hộ kinh doanh cá thể mua sản phẩm; hàng hóa là các mặt hàng sau sẽ không cần lấy hóa đơn đầu: nông sản (rau, củ quả,…), thủy hải sản (cá, tôm,..) từ người bán đánh bắt trực tiếp, sản xuất trực tiếp bán ra, người nuôi dưỡng (tức là mua tại trang trại, chợ,, những người kinh doanh bán lẻ,….)

Các sản phẩm thủ công mỹ nghệ làm bằng tay (không sử dụng máy móc, chủ yếu làm từ sức lao động con người) từ: đay, cói, tre, mây, rơm, lá,…. hoặc các nguyên liệu khác được tận dụng sử dụng từ sản phẩm nông nghiệp cũng không cần lấy hóa đơn khi mua hàng. Vì những sản phẩm như này được làm ra 1 cách thủ công, nguồn gốc từ thiên nhiên là chủ yếu.

Ngoài ra các sản phẩm do người sản xuất thủ công (tự làm, dùng sức lao động là chính); không thực hiện trực tiếp kinh doanh bán ra như: đất, đá, cát sỏi được cá nhân, hộ gia đình tự thực hiện khai thác nhưng phải nằm trong khuôn khổ pháp luật cũng không cần có hóa đơn đầu vào.

Khi bán các loại phế liệu, đồ dùng, tài sản; hoặc dịch vụ do cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh trực tiếp bán ra; có mức doanh thu một năm dưới 100 triệu đồng thì Hộ kinh doanh không cần phải có hóa đơn đầu vào. Trong trường hợp này Hộ kinh doanh cần phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ.

Xem thêm: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Trường hợp 2

Khi hộ kinh doanh cá thể mua hàng hóa; sản phẩm, dịch vụ nhỏ lẻ từ các đơn vị khác có giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng thì không cần có hóa đơn đầu vào. Trên 200.000 đồng thì phải có hóa đơn.

Trừ hai trường hợp được luật quy định ở trên thì khi kinh doanh các sản phẩm hàng hóa Hộ kinh doanh bắt buộc phải có hóa đơn để khi kiểm tra có thể xuất trình giấy tờ.