Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách xử lý hóa đơn sai sót một cách chính xác theo các quy định của Thông Tư 78. Luật Thành Công sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tài chính của bạn bằng cách đảm bảo rằng mọi hóa đơn đều đúng đắn và không gặp vấn đề pháp lý. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian và công sức, giảm rủi ro và duy trì uy tín doanh nghiệp. cùng xem bài viết dưới đây:
Tổng quan về hóa đơn
Hóa đơn là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Hóa đơn được coi là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính cá nhân, doanh nghiệp và các tổ chức, mang đến nhiều lợi ích vượt xa việc ghi chép thông tin giao dịch. Cùng với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu quản lý tài chính ngày càng tăng, hóa đơn đã trở thành một công cụ quản lý toàn diện, giúp kiểm soát thu chi, tối ưu hóa quy trình kế toán, và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế. Tuy nhiên, trong quá trình kinh doanh, giao dịch trong nền kinh tế không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình tạo lập và xuất hóa đơn.
Do đó, sửa chữa hóa đơn sai sót là một vấn đề quan trọng trong quá trình kinh doanh của bất kỳ cá nhân, tổ chức nào. Việc xử lý các sai sót trong hóa đơn không chỉ giúp bảo vệ uy tín của công ty mà còn mang lại sự tin tưởng từ khách hàng. Trong quá trình xử lý hóa đơn sai sót cần tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của công ty để đảm bảo rằng mọi sửa chữa trên hóa đơn là đúng theo quy định của pháp luật và thuận tiện cho việc kiểm tra và giám sát.
Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn sai sót được thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Hóa đơn đã lập có sai sót phải được xử lý kịp thời, đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính chính xác, trung thực trong kế toán và hóa đơn.
- Người bán và người mua phải phối hợp để xử lý sai sót hóa đơn.
- Trường hợp sai sót do người bán hoặc người mua gây ra thì bên lập hóa đơn có trách nhiệm xử lý sai sót.
Hóa đơn đã lập có sai sót phải được hủy bỏ, trừ trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế của người mua và sai sót khác không ảnh hưởng đến việc xác định số tiền thuế phải nộp.
- Hóa đơn sai sót phải được lập lại theo quy định. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực của hóa đơn, tránh trường hợp hóa đơn sai sót được sử dụng để kê khai thuế, thanh toán trái pháp luật.
- Người bán lập hóa đơn sai sót phải thông báo cho người mua biết về hóa đơn sai sót.Việc thông báo cho người mua biết về hóa đơn sai sót nhằm đảm bảo quyền lợi của người mua trong việc kê khai thuế, thanh toán.
- Người bán lập hóa đơn sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai. Trường hợp hóa đơn sai sót không thuộc trường hợp được miễn lập hóa đơn điều chỉnh thì người bán phải lập lại hóa đơn theo đúng quy định.
Cách xử lý hóa đơn sai sót theo tại từng trường hợp cụ thể theo quy định:
Trường hợp 1: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai
Trường hợp này, người bán không cần lập hóa đơn điều chỉnh mà chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót trên hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Nội dung thông báo phải có các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ của người bán, người mua.
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Nội dung sai sót.
- Tình trạng hóa đơn đã lập.
- xác nhận không sai sót về mã số thuế và các nội dung khác
Trường hợp 2: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…
Cách 1:
Bước 1: Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sai sót, đồng thời xác nhận không sai sót về các nội dung khác. Biên bản ghi nhận sai sót phải có các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Số hóa đơn đã lập sai.
- Nội dung sai sót.
- Số tiền điều chỉnh tăng hoặc giảm.
- Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người bán và người mua.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điều chỉnh có thể lập theo hình thức hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử và phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý:
- Hóa đơn điều chỉnh phải có cùng ký hiệu, số lượng mẫu, ngày lập, ngày bắt đầu sử dụng, cùng người bán, cùng tên hàng hóa, dịch vụ, cùng số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng số tiền với hóa đơn đã lập sai.
- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
- Hóa đơn điều chỉnh phải được lập ngay sau khi phát hiện sai sót và được gửi cho người mua trong vòng 5 ngày kể từ ngày lập.
Cách 2:
Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Trường hợp 3: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai
Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế và hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.
Để hủy hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán thực hiện theo các bước sau:
- Truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của tổ chức, doanh nghiệp.
- Chọn chức năng “Hủy hóa đơn”.
- Nhập thông tin hóa đơn cần hủy.
- Nhấn “Hủy”. Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận hủy hóa đơn điện tử. Người bán cần kiểm tra kỹ thông tin trên thông báo và ký số, gửi trả lại cho hệ thống.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai. Hóa đơn điện tử mới được lập theo đúng quy định pháp luật.
Trường hợp 4: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/ NĐ-CP đến người bán thì người bán thực hiện xử lý như sau:
- Trường hợp hóa đơn đã lập sai nhưng không ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp thì người bán lập văn bản thông báo cho người mua về sai sót và xác nhận sai sót bằng văn bản.
- Trường hợp hóa đơn đã lập sai ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và gửi hóa đơn điều chỉnh đến người mua. Hóa đơn điều chỉnh phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc của hóa đơn và phải ghi rõ sai sót cần điều chỉnh.
Cụ thể, các bước xử lý như sau:
Bước 1: Người bán tiếp nhận thông báo của cơ quan thuế về sai sót của hóa đơn
Bước 2: Người bán kiểm tra lại hóa đơn để xác định sai sót của hóa đơn.
Bước 3: Người bán lập văn bản thông báo cho người mua
Trường hợp hóa đơn đã lập sai nhưng không ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp thì người bán lập văn bản thông báo cho người mua về sai sót và xác nhận sai sót bằng văn bản.
Văn bản thông báo phải có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ của người bán, người mua
- Số hóa đơn, ký hiệu, ngày, tháng, năm lập hóa đơn
- Nội dung sai sót cần điều chỉnh
- Thời điểm phát hiện sai sót
Bước 4: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Trường hợp hóa đơn đã lập sai ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc của hóa đơn và phải ghi rõ sai sót cần điều chỉnh. (Hóa đơn điều chỉnh thực hiện theo mẫu như trường hợp 02)
Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn điện tử khi hủy dịch vụ
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập theo quy định sau:
- Hủy hóa đơn điện tử đã lập: Người bán lập thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Lập hóa đơn điện tử mới: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai và gửi hóa đơn điện tử mới đến người mua.
Hóa đơn điện tử mới phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử và phải ghi rõ “Hủy hóa đơn điện tử số… ký hiệu… ngày… tháng… năm… của Công ty… (tên Công ty bán hàng)”.
Trường hợp 6: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử
Trường hợp phát hiện hóa đơn giấy đã lập sai sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, người bán thực hiện xử lý hóa đơn như sau:
- Hủy hóa đơn giấy đã lập sai
- Lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy đã lập sai theo quy định của pháp luật.
Trường hợp người bán đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy đã lập trước ngày chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có sai sót thì người bán chỉ được lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, không được lập lại hóa đơn giấy
Việc xử lý hóa đơn sai sót cần được thực hiện kịp thời, đúng quy định pháp luật, tránh các sai sót dẫn đến hậu quả pháp lý cho doanh nghiệp. Người bán và người mua cần phối hợp chặt chẽ để xử lý sai sót hóa đơn một cách nhanh chóng và thuận lợi.
