Mẫu số hóa đơn điện tử là một khái niệm quan trọng trong thời đại số hóa hiện nay. Không chỉ là một biểu mẫu, mẫu số hóa đơn điện tử đại diện cho sự tiến bộ và tích hợp công nghệ vào lĩnh vực kế toán và tài chính, giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và bảo mật hơn.
1. Tổng quan về mẫu số hóa đơn điện tử
Mẫu số hóa đơn điện tử là phiên bản điện tử của hóa đơn truyền thống, được tạo ra và trao đổi qua mạng máy tính. Thay vì in và gửi bằng giấy, hóa đơn điện tử được tạo, lưu trữ, và chuyển tới người nhận qua các công nghệ số hóa.
Xem thêm: Mẫu báo cáo tài chính theo thông tư 200 mới nhất 2023
2. Quy định về hình thức về mẫu số hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78
Khái niệm về hình thức hóa đơn điện tử CÓ MÃ và KHÔNG CÓ MÃ của cơ quan thuế được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trước đây, theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC, chúng ta đã biết đến khái niệm hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn điện tử thông thường. Tuy nhiên, hiện nay, có thể hiểu hình thức hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế có tính chất tương tự.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch, một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.
Tham khảo thêm: Mẫu đơn đăng ký tạm trú mới nhất và Hướng dẫn cách đăng ký
3. Quy định về cách đánh số của mẫu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Tại Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về cách đánh số hóa đơn như sau:
1. Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
2. Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn:
- Số hóa đơn gồm 8 chữ số.
- Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn từ số… Đến số… mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.
Xem thêm: Mẫu đơn kiến nghị cá nhân, tập thể, đất đai mới nhất 2023
4. Kết luận
Mẫu số hóa đơn điện tử tại Luật Thành Công không chỉ đại diện cho sự tiến bộ trong lĩnh vực tài chính và quản lý, mà còn phản ánh tinh thần của cuộc cách mạng số hóa. Qua việc áp dụng và tuân thủ mẫu số này, doanh nghiệp và cá nhân có cơ hội tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm thời gian và tài nguyên, đảm bảo tính bảo mật thông tin, và góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Với sự hỗ trợ từ Luật Thành Công và mẫu số hóa đơn điện tử, chúng ta đang bước vào một tương lai kế toán hiện đại và hiệu quả hơn.
