Công văn là một tài liệu trao đổi thông tin cụ thể giữa các tổ chức hoặc giữa tổ chức và cá nhân với mục tiêu xác định. Công ty luật Minh Khuê cung cấp mẫu công văn và hướng dẫn về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong quá trình soạn thảo công văn.
Mẫu công văn là gì?
Mẫu công văn, được gọi chung là công văn hành chính, đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp và quản lý trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Quy định và hướng dẫn về việc viết công văn hành chính được đề ra trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Công văn hành chính có thể được phân chia thành nhiều loại dựa trên mục đích sử dụng, bao gồm: công văn đề nghị, công văn phúc đáp, công văn đôn đốc và chỉ thị, công văn giải thích, công văn từ chối, và công văn giải trình.
Các đặc điểm chính của công văn hành chính bao gồm:
-
Công văn không có sức quy phạm pháp luật, do đó, việc ban hành và thực hiện công văn sẽ được thực hiện một cách đơn giản và nhanh chóng, phù hợp với những tình huống cấp bách hoặc cần giải quyết các công việc quan trọng.
-
Công văn có sử dụng đa dạng, không bị giới hạn bởi lĩnh vực, có thể áp dụng trong nhiều khía cạnh của kinh tế, văn hóa, pháp luật, và chính trị. Công văn đáp ứng nhiều mục đích và nhu cầu khác nhau của các tổ chức và cá nhân ban hành.
-
Công văn có thể do cá nhân ban hành nếu có quy định trong pháp luật hoặc điều lệ của doanh nghiệp cho phép, đặc điểm này khiến công văn không bị giới hạn về chủ thể ban hành, có thể là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hoặc thậm chí một cá nhân cụ thể.
-
Hiện nay, không có sự quy định cụ thể về thời hiệu của công văn, vì vậy, khi một công việc hoặc yêu cầu cụ thể được thực hiện, công văn sẽ chấm dứt hiệu lực.
-
Công văn thường không được áp dụng rộng rãi trên toàn quốc, mà chỉ áp dụng cho chủ thể và công việc cụ thể.
Mẫu công văn phúc đáp
Kính gửi:…………………………(3)……………………………………………. Trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề……………………………. ………………..(4)…………………………………………… Lưu ý: Đối với mục (4) này: + Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc. + Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra). Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm. Trân trọng cảm ơn!
Địa chỉ: Số ……… đường………….., TP………., tỉnh ……………(*) Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….……….………… E-Mail: …………..………….; Website: ………………….
|
CLICK ĐỂ TẢI : MẪU CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP
Mẫu công văn đề nghị
Kính gửi:…………………………(3)……………………………………………. ………………..(4)…………………………………………… Lưu ý: Đối với mục (4) này: – Mở đầu: Nêu mục đích của vấn đề đặt ra (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thông baó, theo quảng cáo …… của quý cơ quan/ tổ chức/ Công ty …… hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của ông, bà về ………….). – Nội dung: + Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì. + Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp). – Kết thúc: Mong quý cơ quan ……….; hoặc ông, bà …………….… sớm trả lời cho chúng tôi được biết. Xin chân thành cám ơn!
Địa chỉ: Số ……… đường………….., TP………., tỉnh ……………(*) Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….……….………… E-Mail: …………..………….; Website: ………………….
|
CLICK ĐỂ TẢI : MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ
Mẫu công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở
Kính gửi:…………………………(3)……………………………………………. ………………..(4)…………………………………………… Lưu ý: Đối với mục (4) này: – Mở đầu: Nhắc lại tên văn bản pháp quy hoặc các chủ trương kế hoạch đã triển khai (Quyết định, Thông báo, Nghị định, Thông tư, Luật, Chỉ thị,…) – Nội dung: + Tóm tắt tình hình đã thực hiện, những thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, những tồn tại cần chấn chỉnh, khắc phục. + Những phương hướng, giải pháp giải quyết và yêu cầu mới đề ra (nếu có). + Biện pháp mới áp dụng. – Kết thúc: Yêu cầu các đơn vị, cơ sở …… thực hiện (sữa chữa) đến nay ……
Địa chỉ: Số ……… đường………….., TP………., tỉnh ……………(*) Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….……….………… E-Mail: …………..………….; Website: …………………. |
CLICK ĐỂ TẢI : MẪU CÔNG VĂN ĐÔN ĐÔC, CHẤN CHỈNH, NHẮC NHỞ
Mẫu công văn giải thích
Kính gửi:………………………………………………………………………………………………..(3)………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………(4)………………………………………………………………………………………………………………………………… Lưu ý: Đối với mục (4) này: – Mở đầu: Nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng. – Nội dung: + Nêu những chủ trương chính trong văn bản. + Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản. Hướng dẫn thực hiện các chủ chương, chính sách đó. + Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp. – Kết thúc: Có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành).
Địa chỉ: Số ……… đường………….., TP………., tỉnh ……………(*) Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….……….………… E-Mail: …………..………….; Website: ………………….
|
CLICK ĐỂ TẢI : MẪU CÔNG VĂN GIẢI THÍCH
Cách soạn thảo công văn theo chuẩn luật sư
I. Phần tiêu đề:
- Ghi rõ số và ngày công văn.
- Đơn vị gửi: Ghi tên và địa chỉ đầy đủ của đơn vị gửi.
- Đơn vị nhận: Nếu là cá nhân tại một cơ quan nào, hãy ghi rõ tên cơ quan đó.
II. Nội dung công văn:
- Mô tả chính xác và rõ ràng vấn đề hoặc yêu cầu của công văn.
- Ghi rõ người ký văn bản và chức vụ của họ.
- Liệt kê danh hiệu người ký nếu có.
- Xác định hạn chót (nếu cần) và quyền hợp pháp.
III. Nơi nhận (kính gửi):
- Nếu những người nhận là các chức danh hoặc chức vụ cao cấp của Nhà nước, ghi rõ tên họ.
IV. Chữ viết tắt tên đơn vị và số lượng bản lưu (nếu cần).
V. Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ cơ quan hoặc tổ chức.
- Số điện thoại, số Fax, địa chỉ Email, và trang web (nếu cần).
Lưu ý khi soạn công văn hành chính
Mẫu công văn gửi đến cá nhân hoặc tập thể cần bao gồm đầy đủ thông tin về nơi nhận, nơi gửi, trích yếu nội dung của công văn, nội dung công văn.
Cách viết phần mở đầu vấn đề:
- Nêu rõ lý do viết công văn và cơ sở cho việc viết.
- Giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề để làm rõ mục đích và yêu cầu của vấn đề nêu ra.
Ví dụ: “Dựa trên Hợp đồng số [Số hợp đồng] được ký kết giữa Công ty [Tên Công ty] và Công ty [Tên Công ty] vào ngày [Ngày/tháng/năm], về vấn đề [Mô tả vấn đề]. Tuy nhiên, hiện tại [Mô tả tình hình hiện tại].”
Cách viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:
- Lựa chọn cách viết phù hợp với từng loại chủ đề công văn.
- Sắp xếp ý cần viết sao cho làm nổi bật chủ đề cần giải quyết.
- Sử dụng văn phong phù hợp với từng loại công văn và có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra.
Ví dụ: “Theo đơn đề nghị của tập thể người dân tại [Địa điểm] về vấn đề [Mô tả vấn đề], UBND xã/phường xin ý kiến chỉ đạo của [Tên lãnh đạo cơ quan] về việc [Yêu cầu cụ thể].”
Cách viết phần kết thúc công văn:
- Kết luận chính xác và ngắn gọn vấn đề.
- Xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có).
- Sử dụng lời chào chân thành và lịch sự.
Tuân thủ các nguyên tắc trên khi soạn thảo công văn là cách đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của công văn.
