Mỗi khi cá nhân, tổ chức có ý định tổ chức sự kiện thì vấn đề được đặt lên hàng đầu là được cơ quan thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Để tránh những rắc rối không cần thiết xoay quanh vấn đề này, Luật Thành Công xin gửi đến bạn đọc bài viết sau:
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động không thể thiếu của các Doanh nghiệp, tổ chức khi muốn quảng bá thương hiệu hay là muốn mọi người biết đến công ty của mình, một phần nào đó việc tổ chức sự kiện cũng tạo niềm tin, nâng cao vị thế của doanh nghiệp, để mọi người biết đến hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức hoặc là bản thân cá nhân tổ chức sự kiện.
Hiện nay, trong quy định của pháp luật hiện hành, không có văn bản nào quy định chung về hồ sơ, thủ tục, thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo. Tuy nhiên, pháp luật lại có quy định cụ thể về hồ sơ, thủ tục, thẩm quyền cấp Giấy phép đối với với từng hoạt động tổ chức sự kiện, hội thảo cụ thể, ví dụ như: Tổ chức họp báo, tổ chức trình diễn thời trang, tổ chức biểu diễn ca nhạc, tổ chức hội thảo… trong các văn bản pháp luật chuyên ngành. Cụ thể được quy định tại Nghị định 103/2009/NĐ-CP, Nghị định 01/2012/NĐ-CP, Nghị định 79/2012/NĐ-CP, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg.
Xem thêm: Thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể
Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo
- Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện, hội thảo, cụ thể: Nếu đối tượng thực hiện việc nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo là doanh nghiệp thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo phải cung cấp bản sao Giấy chứng nhận thành lập.
- Đơn xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.
- Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo…
- Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức, Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có).
Trên cơ sở những thành phần hồ sơ cơ bản nêu trên, với mỗi một lĩnh vực thuộc một cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau thì hồ sơ sẽ được bổ sung thêm các loại giấy tờ phù hợp khác, ví dụ:
Đối với các trường hợp tổ chức sự kiện, có thể là biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn thời trang tại Việt Nam mà không có yếu tố nước ngoài (tức thuộc trường hợp có mời các tổ chức, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn) thì cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện (cụ thể Giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật/trình diễn thời trang) cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang (theo mẫu).
- Các giấy tờ tài liệu thể hiện nội dung chương trình, các tác giả, danh sách đạo diễn, người biểu diễn nghệ thuật (nếu là chương trình biểu diễn nghệ thuật); hoặc danh mục Bộ sưu tập, mẫu phác thảo thiết kế (nếu là chương trình trình diễn thời trang).
- Đối với tác phẩm nghệ thuật được công diễn lần đầu tại chương trình, sự kiện biểu diễn nghệ thuật này thì cần có thêm bản nhạc/kịch bản của tác phẩm này. Trường hợp bản nhạc/kịch bản sử dụng ngôn ngữ nước khác khác với tiếng Việt thì phải có bản dịch tiếng Việt và chứng nhận dịch thuật theo quy định.
- Bản sao quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Đối với các trường hợp tổ chức sự kiện, có thể là biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn thời trang tại Việt Nam mà có yếu tố nước ngoài (tức thuộc trường hợp có mời các tổ chức, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn) thì cơ quan, tổ chức xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện sẽ phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang theo mẫu.
- Giấy mời hoặc văn bản thỏa thuận với tổ chức nước ngoài về việc trình diễn thời trang, biểu diễn nghệ thuật tại Việt Nam (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, kèm theo bản dịch Tiếng Việt được dịch thuật công chứng).
- Trường hợp cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài về Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, tổ chức trình diễn thời trang thì phải có văn bản nhận xét của cơ quan ngoại giao Việt Nam của nước sở tại – nơi người đó cư trú trước khi đến Việt Nam (bản sao chứng thực).
- Đối với doanh nghiệp có chức năng hoạt động văn hóa nghệ thuật nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép thì trong hồ sơ cần cung cấp thêm bản sao chứng thực quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trong đó có ngành nghề kinh doanh hoạt động văn hóa nghệ thuật).
Cơ quan tổ chức thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo cần căn cứ vào tình hình thực tế, nội dung hội thảo/sự kiện và các văn bản chuyên ngành điều chỉnh lĩnh vực tương ứng để xác định chính xác những giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin cấp phép cho phù hợp.
Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo
Dựa trên các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện, hội thảo thì có thể thấy, thủ tục chung đối với việc cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo sẽ gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định
Như đã phân tích, hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo sẽ bao gồm các giấy tờ phù hợp với ngành, lĩnh vực mà nội dung sự kiện, hội thảo hướng đến, và thể hiện đầy đủ thông tin về đơn vị xin cấp Giấy phép, nội dung hội thảo/sự kiện; thành phần tham gia; nội dung các tài liệu liên quan đến sự kiện/hội thảo.
Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan, đơn vị (đối tượng) xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo sẽ nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền theo các phương thức sau:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.
- Nộp qua đường bưu điện nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng thực hiện phương thức này.
- Nộp qua mạng nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng phương thức này.
Xem thêm: Thủ tục cấp giấy phép cho thuê lại lao động
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định nội dung hồ sơ và cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo
Sau khi nhận được hồ sơ từ các cơ quan, tổ chức có nhu cầu xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo, thì trong một thời gian hợp lý (tùy vào từng lĩnh vực, từng trường hợp cụ thể) cơ quan có thẩm quyền phải xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, không đầy đủ thì phải có văn bản để thông báo cho cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ được biết để điều chỉnh, bổ sung cho hồ sơ hợp lệ.
Khi hồ sơ đã hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm định, xem xét nội dung hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo, thẩm định, kiểm duyệt nội dung hồ sơ, nội dung đề án tổ chức… và thực hiện cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo. Trường hợp không cấp Giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu duyệt chương trình, hoặc lấy ý kiến của các cơ quan ban ngành có liên quan trước khi quyết định có cấp hay không cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.
NẾU BẠN CHƯA RÕ HOẶC CÒN VƯỚNG MẮC BẤT CỨ ĐIỀU GÌ, HÃY LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI QUA SỐ ĐIỆN THOẠI 0931 060 668 – 0963 766 477 ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ
