Theo quy định của pháp luật tại điểm a Khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động thì trách nhiệm của người sử dụng lao động được quy định như sau:
“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
- a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;”
Theo quy định nêu trên, pháp luật chỉ quy định khi chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động phải trả lại sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ trong quá trình sử dụng lao động. Tuy nhiên, căn cứ các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, pháp luật hiện hành chỉ quy định hình thức xử phạt đối với hành vi giữ lại bản chính Giấy chứng nhận viên chức, bao gồm bản chính giấy tờ thay thế, bản chính Giấy chứng nhận viên chức, Giấy chứng nhận tốt nghiệp viên chức và Giấy chứng nhận viên chức. Có thể thấy, khi chấm dứt hợp đồng lao động, công ty không cần trả lại bản sao hồ sơ của người lao động.
Xem thêm: Hành vi giữ bằng gốc người lao động
Thêm vào đó, căn cứ theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP đối với vấn đề trả lại hồ sơ chỉ áp dụng đối với trường hợp người lao động không trúng tuyển hoặc không tham gia dự tuyển nên doanh nghiệp phải trả lại hồ sơ đăng ký dự tuyển mà quy định lại không áp dụng đối với người lao động chấm dứt hợp đồng lao động. Ngoài ra, hồ sơ đăng ký có thể thuộc nhóm hồ sơ, tài liệu chung (hoặc hồ sơ lao động) mà pháp luật quy định tổ chức kinh tế phải nộp có thời hạn.
Theo đó, nếu người lao động không được tiếp nhận thì công ty phải trả lại hồ sơ cho người lao động theo quy định. Nếu người lao động chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động có trách nhiệm trả lại sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ khác mà người lao động đã giữ trong thời gian lao động. Vì luật hiện hành không quy định những tài liệu nào khác được bao gồm, nên việc có trả lại hồ sơ khi rời đi hay không tùy thuộc vào doanh nghiệp mà nhân viên đó làm việc. Trên thực tế, để quản lý quá trình tuyển dụng, các công ty cần lưu trữ hồ sơ nhân sự để kiểm tra (nếu có) nên ít công ty trả lại đơn xin việc cho nhân viên khi họ nghỉ việc.
TRẢ LẠI HỒ SƠ, GIẤY TỜ KHI NGƯỜI LAO ĐỘNG NGHỈ VIỆC
Căn cứ theo quy định của pháp luật cụ thể, Khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:
“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
- a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
- b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả”.
Theo quy định của pháp luật trên, có thể hiểu rằng người sử dụng lao động là đối tượng có trách nhiệm phải tiến hành trả lại giấy tờ trong trường hợp người sử dụng lao động đang giữ hồ sơ của người lao động. Đối với trường hợp người lao động là người đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, trường hợp này người sử dụng lao động hay còn được gọi là doanh nghiệp vẫn phải có nghĩa vụ cũng như trách nhiệm trả lại những tài liệu, hồ sơ, giấy tờ có liên quan của người lao động đã nộp khi đi xin việc theo quy định của pháo luật. Trong trường hợp, doanh nghiệp cũng như người sử dụng lao động có hành vi chiếm giữ giấy tờ pháp lý cá nhân, bằng cấp, chứng chỉ cũng sổ bảo hiểm xã hội của người lao động khi đã nghỉ việc hành vi đó được coi là pháp luật.
Đối với trường hợp, doanh nghiệp không tiến hành việc trả lại hồ sơ, chứng chỉ, văn bằng gốc, sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì trường hợp này người lao động quyền và có thể tiến hành gửi đơn khiếu nại đến lãnh đạo có thẩm quyền tại công ty để tiến hành giải quyết. Trường hợp, sau người lao động đã gửi đơn khiếu nại đến doanh nghiệp tuy nhiên người lao đông vẫn không được giải quyết các vấn đề đó, người lao động có quyền nộp đơn khiếu nại tới Phòng lao động thương binh xã hội để tiến hành yêu cầu Hòa giải viên lao động hoặc chủ thể có thẩm quyền tiến hành hòa giải. Trường hợp đã tiến hành hòa giải tuy nhiên hòa giải không thành hoặc không hòa giải, người lao động quyền nộp đơn khởi kiện tới Tòa án nhân dân cấp có thẩm quyền để yêu cầu được tòa á giải quyết bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho mình.
Có thể bạn quan tâm: Khởi kiện khi người sử dụng lao động giữ giấy tờ tùy thân, bằng cấp, chứng chỉ gốc của người lao động
PHẠT DOANH NGHIỆP KHI KHÔNG CHỊU TRẢ HỒ SƠ CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG
Căn cứ thep quy định của pháp luật cụ thể theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 11 Nghị Định 28/2020/NĐ-CP về vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động, trong trường hợp người lao động và người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao đông có trách nhiệm phải tiến hành trả lại giấy tờ cũng như toàn bộ hồ sơ cho người lao động bao gồm cả chúng chỉ, bằng cấp, giấy tờ pháp lý cá nhân và sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp, doanh nghiệp có những hành vi vi phạm đến việc không thực hiện việc trả lại giấy tờ nêu trên cho người sử dụng lao động thì phải chịu phạt như sau:
Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau: hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác có liên quan mà doanh nghiệp đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật, mức phạt tiền cụ thể như sau:
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
Ngoài ra, theo quy định của pháp luật lao động, pháp luật quy định thêm những biện pháp khắc phục hậu quả đối với hành vi của người lao động trong việc không hoàn thành các thủ tục để tiến hành xác nhận và trả lại những giấy tờ, tài liệu có liên quan mà người sử dụng lao động đã và đang giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.
