Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc của kỹ thuật, khoa học và công nghệ, hầu hết lĩnh vực trong xã hội đều có sự xuất hiện của công nghệ thông tin. Do đó, ứng dụng ưu điểm vượt trội của công nghệ thông tin, hóa đơn điện tử xuất hiện và ngày càng trở nên phổ biến bởi sự thuận tiện và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, mang đến sự tối ưu trong giao dịch cho các bên mua và bán. Trong bài viết này, Luật Thành Công sẽ cung cấp cho bạn đọc những nội dung cơ bản liên quan đến hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 2 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.” Nói một cách đơn giản hơn, “hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ.”
Có mấy loại hóa đơn điện tử? Đó là những loại nào?
Hiện nay, có hai loại hóa đơn điện tử: hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi bên bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ gửi cho người mua. Mã trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch và chuỗi ký tự được mã hóa. Trong đó số giao dịch là một dãy số duy nhất được tạo ra bởi hệ thống của cơ quan thuế, chuỗi ký tự là một dãy ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do bên bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ gửi cho người mua và không có mã của cơ quan thuế.
Tham khảo thêm: Thủ Tục Thành Lập Trung Tâm Ngoại Ngữ Chi Tiết 2023
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử
Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ:
- Giúp người mua dễ dàng kiểm tra và đối chiếu được hóa đơn điện tử do người bán cung cấp.
- Tiết kiệm được nhiều chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (chi phí in ấn, vận chuyển, không gian và nguồn lực lưu trữ hóa đơn).
- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
- Khắc phục được các rủi ro, sự cố bất khả kháng (làm mất, hỏng, cháy…) khi sử dụng hóa đơn giấy.
- Lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện.
- Có thể kiểm tra ngay hóa đơn trên hệ thống để biết tính chính xác của thông tin từ hóa đơn của người bán cung cấp. Từ đó tạo nên sự an toàn trong hoạt động kinh doanh, mua bán.
Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
- Dễ dàng trong công tác quản lý hóa đơn, báo cáo thuế.
- Giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.
- Giảm các thủ tục hành chính trong việc sử dụng hóa đơn.
Xem thêm: Luật sư tư vấn đầu tư Luật Thành Công
Đối với xã hội:
- Góp phần cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi, giảm chi phí, tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp
- Tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các chủ thể kinh doanh trên thị trường. Từ đó giúp phát triển, đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho nền kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ.
- Đẩy mạnh sự phát triển của công nghệ số phù hợp với sự phát triển của xu thế chung của thế giới.
– Mang nhiều lợi ích chung cho xã hội như: giảm thiểu chi phí, tiết kiệm các nguồn lực, bảo vệ tài nguyên thiên nhiên và hạn chế ô nhiễm môi trường.
Đối với cơ quan thuế quản lý và các cơ quan nhà nước có liên quan:
- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế.
- Góp phần hiện đại hóa phương thức quản lý dữ liệu thông qua việc ứng dụng công nghệ thông thông tin vào công tác quản lý và kiểm soát dữ liệu giúp tiết kiệm được nhân lực, thời gian và chi phí vận hành, quản lý đồng thời mang lại hiệu quả và năng suất vượt trội.
- Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.
Đăng ký hóa đơn điện tử:
Điều kiện sử dụng:
Mặc dù hóa đơn điện tử ngày càng trở nên thông dụng và phổ biến nhưng không phải tất cả mọi chủ thể tham gia vào nền kinh tế đều có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải thỏa mãn các điều kiện như sau:
- Tổ chức kinh tế đủ điều kiện hoạt động và có thực hiện khai thuế với cơ quan thuế hoặc sử dụng các giao dịch điện tử trong các hoạt động liên quan đến ngân hàng.
- Đáp ứng đủ điều kiện, hạ tầng mạng, trang thiết bị để triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp có đủ khả năng thực hiện các thao tác liên quan đến việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có các phần mềm liên kết giữa hóa đơn điện tử và kế toán doanh nghiệp để phục vụ cho việc truyền tải, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử tại thời điểm hóa đơn được lập.
- Đảm bảo việc thực hiện lưu trữ, sao lưu để đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu và hạn chế tối đa việc thất thoát thông tin hóa đơn xảy ra trong doanh nghiệp.
Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế quản lý bằng cách gửi quyết định xin cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử. Hình thức xin cấp phép có thể thực hiện thông qua việc gửi bản giấy hoặc gửi văn bản điện tử thông qua cổng thông tin đến cơ quan thuế.
Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm 03 mẫu:
- Quyết định của doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn điện tử
- Thông báo của doanh nghiệp về việc phát hành hóa đơn điện tử
- Mẫu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã thực hiện ký số điện tử
Tìm hiểu thêm: Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài Nhanh Gọn
Một số đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:
Hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp giải hóa đơn điện tử. Tùy theo nhu cầu và sự chọn lựa, bạn có thể chọn cho mình đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp và đáng tin cậy.
Dịch vụ hóa đơn điện tử SInvoice:
Dịch vụ hóa đơn điện tử SInvoice của Viettel cung cấp giải pháp tạo lập, quản lý, lưu trữ hóa đơn trên nền tảng điện tử. Các thao tác liên quan đến hóa đơn từ việc tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lsy đều được thực hiện thông qua phương tiện điện tử. Mang đến sự hiệu quả, hiện đại, tiện dụng mà vẫn đảm bảo giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy thông thường. Các hóa đơn điện tử được thực hiện ký bằng chữ ký điện tử giúp an toàn, bảo mật và tiết kiệm thời gian, chi phí, gia tăng hiệu suất tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
Dịch vụ hóa đơn điện tử Easyinvoice:
Dịch vụ hóa đơn điện tử Easyinvoice là sản phẩm của công ty SoftDreams cung cấp cho khách hàng 2 sản phẩm dịch vụ chính, cụ thể:
- Dịch vụ truyền nhận hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
- Là giải pháp giúp tạo lập, quản lý, lưu trữ … hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
|
STT |
Gói cước |
Số lượng HĐ |
Đơn giá/gói (VNĐ) |
Phí khởi tạo (VNĐ) |
Phí hằng năm (VNĐ) |
Tổng giá (VNĐ) |
|
1 |
300 |
300 |
460.000 |
500.000 |
600.000 |
1.560.000 |
|
2 |
500 |
500 |
650.000 |
1.750.000 |
||
|
3 |
1.000 |
1.000 |
1.100.000 |
2.200.000 |
||
|
4 |
3.000 |
3.000 |
2.300.000 |
3.400.000 |
||
|
5 |
5.0000 |
5.000 |
3.200.000 |
Miễn phí |
3.800.000 |
|
|
6 |
10.000 |
10.000 |
5.700.000 |
6.300.000 |
Bảng giá các gói hóa đơn điện tử Easyinvoice
Dịch vụ hóa đơn điện tử Mobiphone Invoice:
Hóa đơn điện tử Mobiphone Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được cung cấp bởi MobiFone – một trong những đơn vị tiên phong và hàng đầu về cung cấp các dịch vụ viễn thông di động và chuyển đổi số. Giải pháp được phát triển nhằm hỗ trợ cho các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức tạo lập, xuất và quản lý trong việc phát hành hoá đơn điện tử một cách hiệu quả, đúng theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, giải pháp hóa đơn điện tử Mobiphone Invoice luôn không ngừng cập nhật, thay đổi để phù hợp với các quy định của pháp luật, đảm bảo cho các hóa đơn đáp ứng đầy đủ về mặt pháp lý, đem đến sự an toàn và tín nhiệm cho người sử dụng.
