Giấy phép lao động là gì? Điều kiện, hồ sơ, thủ tục xin giấy phép lao động chuẩn pháp lý

Khi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam trên 3 tháng thì phải có giấy phép lao động. Nếu không có giấy phép này, người lao động sẽ phải bị trục xuất khỏi Việt Nam và doanh nghiệp sử dụng lao động đó cũng sẽ bị phạt hành chính tùy vào mức độ. Vậy nên Hãng Luật Quốc Tế Thành Công xin gửi đến mọi người tất cả thông tin về điều kiện, hồ sơ, quy trình thủ tục xin giấy phép lao động tại Việt Nam.

Văn bản pháp luật quy định về việc xin cấp giấy phép lao động

Theo Nghị định số 70/2023/ND-CP, quy định mới về trình tự, hồ sơ, thủ tục cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số quy định tại Nghị định số 152/2020/ND-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 18 tháng 9 năm 2023. 

• Luật Lao động số 45/2019/QH14 được Chính phủ ban hành ngày 20/11/2019 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định số 152/2020/ND-CP ngày 20/11/2019 của Hà Nội quy định tuyển dụng và quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và người lao động Việt Nam đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
• Nghị định số 70/2023/ND-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định số 152/2020/ND-CP quy định người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và việc tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam Người lao động có hiệu lực từ ngày 18 tháng 9 năm 2023
• Thông báo số 23/2017/TT-BLDTBXH của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ngày 15/8/2017 hướng dẫn thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam qua hình thức tử vong trực tuyến.
• Danh sách số: 143/KCB-PHCN&GD, ngày 05/02/2015, Bộ Y tế cập nhật, bổ sung danh sách các bệnh viện, phòng khám đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài khi xin cấp giấy phép lao động.

Dựa trên những điều luật ban hành của nhà nước như trên, Luật Thành Công sẽ trình bày chi tiết về điều kiện, hồ sơ, quy trình xin giấy phép lao động như sau:

Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động hiện chưa có văn bản pháp luật nào cụ thể quy định về khái niệm giấy phép lao động. Và có thể hiểu giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Trên giấy phép lao động sẽ ghi rõ thông tin về người lao động, bao gồm: họ và tên, hộ chiếu, ngày sinh, quốc tịch, hộ chiếu;tên và địa chỉ của tổ chức nơi làm việc, việc làm…

Người lao động nước ngoài được cấp giấy được coi là làm việc hợp pháp và được bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của mình trong các mối quan hệ lao động. Work Permit hoặc VietNam Work Permit (Giấy phép lao động Việt Nam) để dễ phân biệt với các quốc gia khác cũng cấp loại giấy tờ này.

Đây là một loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài khi họ có đủ những điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật. Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Quyết định 526/QĐ-LĐTBXH năm 2021, các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động bao gồm:

• Cục Việc làm thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội:

Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại các tổ chức quốc tế, văn phòng của dự án nước ngoài tại Việt Nam, cơ quan được phép thành lập và hoạt động do Chính phủ, Thủ tướng, bộ, ngành quy định.

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại nơi dự kiến làm việc:

Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác, bao gồm cả doanh nghiệp có trụ sở chính tại một tỉnh, thành phố nhưng có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại tỉnh, thành phố khác.

Đây là các điểm quan trọng trong quy định về cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, giúp định rõ vai trò và thẩm quyền của các cơ quan chức năng trong quá trình cấp phép.

Đối tượng được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam

Nghị định số 152/2020/ND-CP quy định rõ đối tượng được cấp giấy phép lao động mới. Đây là những người nước ngoài vào Việt Nam với mục đích sau:

• Thực hiện hợp đồng lao động;
• Chuyển giao nội bộ công ty;
• Thực hiện các hợp đồng, thỏa thuận khác nhau trong các lĩnh vực kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học công nghệ, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp, y tế…;
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
• Cung cấp dịch vụ;
• Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế được phép hoạt động tại Việt Nam theo pháp luật Việt Nam;
• Nhà quản lý, giám sát, chuyên gia, công nhân lành nghề;
• Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;

Ngoài ra, pháp luật còn quy định điều kiện để người lao động nước ngoài được bảo lãnh xin giấy phép lao động, cụ thể bao gồm:

• Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
• Nhà thầu tham gia đấu thầu và thực hiện hợp đồng;
• Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập;
• cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp;
• Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy chứng nhận đăng ký theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Các tổ chức phi doanh nghiệp và cơ sở giáo dục được thành lập theo quy định của pháp luật;
• Các tổ chức quốc tế, văn phòng dự án nước ngoài tại Việt Nam; các cơ quan, tổ chức được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ban, ngành ủy quyền thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật;
• Nhà đầu tư nước ngoài hoặc cơ quan điều hành của nhà thầu nước ngoài trong hợp đồng hoạt động hợp tác đã đăng ký và hoạt động theo quy định của pháp luật;
• Tổ chức hành nghề tại Việt Nam theo quy định của pháp luật;
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã;
• Hộ, cá nhân kinh doanh được tham gia hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Điều kiện được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam

Theo Điều 151 Bộ luật Lao động có hiệu lực từ ngày 1/1/2021, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người nước ngoài và phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;
• Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;
• Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc diện cấp giấy phép theo Điều 154 Bộ luật Lao động năm 2019.
• Bên cạnh đó, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

Lưu ý: Nếu sử dụng dịch vụ xin giấy phép lao động của Hãng Luật Thành Công, chuyên viên của chúng tôi sẽ soạn thảo và hoàn thành hồ sơ xin cấp giấy cho bạn, quý khách hàng chỉ cần cung cấp các thông tin dự kiến cho chúng tôi.

Hồ sơ chuẩn bị khi xin cấp giấy phép lao động

Hồ sơ công ty cần chuẩn bị

• Bản sao y Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của doanh nghiệp theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Hồ sơ người lao động cần chuẩn bị

• Giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền có giá trị trong thời hạn 12 tháng (tổ chức y tế nêu trên có thể là tổ chức nước ngoài hoặc Việt Nam);
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không là người đang chấp hành hình phạt hoặc là người chưa được xóa án tích hoặc là người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Và văn bản được cấp không quá 06 tháng;
• Văn bản hoặc giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật và một số nghề, công việc được quy định theo nội dung tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP;
• Số lượng ảnh chụp: 02 ảnh có kích thước 4 cm x 6 cm, chụp phông nền trắng, mặt phải nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính màu), ảnh được chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật;
• Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài theo quy định tại khoản 8 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Quy trình thủ tục xin giấy phép lao động

Bước 1: Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài

Tất cả người sử dụng lao động có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, không phải là nhà thầu, phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nêu rõ nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài sau đây gửi Bộ Lao động – Thương binh và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc xã hội để đề nghị chấp thuận. Ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến ​​tuyển dụng lao động nước ngoài. Vậy nên hãy nộp hồ sơ cho cơ quan nhanh nhất có thể.

Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao đăng ký kinh doanh
• Một lá thư chính thức đăng ký yêu cầu tuyển dụng:
  • Nếu đây là lần đầu tiên người sử dụng lao động đăng ký và cho phép thuê lao động nước ngoài thì phải ban hành thư giải thích Mẫu 01/PLI kèm theo Nghị định số 152/2020/ND-CP.
  • Trường hợp người sử dụng lao động đã được phép sử dụng lao động nước ngoài nhưng thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài thì phải có văn bản giải trình theo Mẫu 02/PLI ban hành theo Nghị định số 152/2020/ND-CP.
• Thư giới thiệu/thư ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty)

Địa điểm nộp hồ sơ là Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi người nước ngoài sẽ làm việc.

Thời gian xét duyệt để chấp thuận là 10 ngày làm việc.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

Trong khi chờ phê duyệt từ Bước 1, người lao động và người sử dụng lao động nước ngoài sẽ chuẩn bị các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động của người nước ngoài theo Mẫu 11/PLI
• Chứng thực lãnh sự và dịch thuật tiếng Việt (trong vòng 12 tháng) bản gốc giấy chứng nhận sức khỏe đã khám ở nước ngoài hoặc giấy chứng nhận sức khỏe đã khám tại bệnh viện, phòng khám và cơ quan y tế đủ tiêu chuẩn tại Việt Nam theo quy định của chính phủ
• Chứng thực lãnh sự và dịch thuật tiếng Việt lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp ở nước ngoài hoặc bản chính lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại Việt Nam cấp trong vòng 6 tháng
• Bản sao công chứng hộ chiếu và thị thực của người nước ngoài
• Giấy tờ chứng minh bạn là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, công nhân lành nghề, giáo viên (bằng đại học, bằng chứng có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc ở nước ngoài, v.v.). Những tài liệu này yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt
• 02 ảnh màu, cỡ 4×6, nền trắng, không đeo kính.
• Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài (quyết định bổ nhiệm của công ty mẹ, hợp đồng lao động, điều lệ công ty…)

Sau đó, khi có văn bản thông báo chấp thuận vị trí tuyển dụng lao động nước ngoài theo bước 1, người sử dụng lao động sẽ bổ sung bản gốc văn bản này vào hồ sơ xin cấp giấy phép lao động để nộp.

Bước 3: Nộp đơn xin giấy phép lao động

Tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội quý khách nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại:

• Đối với tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế theo quy định tại Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH, nộp hồ sơ tại Cục Việc Làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
• Doanh nghiệp/tổ chức nằm ngoài khu công nghiệp nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TP Hồ Chí Minh/ Hà Nội
• Doanh nghiệp có trụ sở sản xuất tại khu công nghiệp, khu chế xuất nộp tại Ban quản lý các khu công nghiệp, chế xuất TP Hồ Chí Minh/ Hà Nội.

Ở các tỉnh thành khác quý khách nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại:

• Doanh nghiệp nằm ngoài khu công nghiệp nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh (thành phố) nơi có trụ sở.
• Doanh nghiệp có trụ sở thông thường nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh (thành phố).
• Tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế theo quy định tại Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH, nộp tại Cục Việc Làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Đơn xin cấp giấy phép lao động cần phải nộp ít nhất 15 ngày trước ngày nộp đơn xin việc. Người lao động nước ngoài dự kiến ​​sẽ bắt đầu làm việc. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, người nộp đơn sẽ nộp phí cấp giấy phép lao động và nhận được thư hẹn trả kết quả. Nếu không, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung hồ sơ.

Thời gian xử lý giấy phép lao động thường là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bước 4: Nhận giấy phép lao động 

Trong thời hạn 5 ngày này, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo Mẫu 12/PLI ban hành bởi Nghị định số 152/2020/ND-CP. Trường hợp bị từ chối cấp giấy phép lao động theo Điều 8, Điều 9 và Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Bộ hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Lưu ý: Mọi hoạt động xin cấp mới giấy phép lao động đều phải trải qua thủ tục 4 bước trên đây. Tuy nhiên, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động có thể thay đổi đôi chút tùy thuộc vào đối tượng xin giấy phép lao động tại Việt Nam.

Thời gian chờ cấp giấy phép lao động theo bộ luật lao động

Thời gian chờ cấp giấy phép lao động cho người lao động được quy định trong Bộ luật lao động (sửa đổi, bổ sung) năm 2019 của Việt Nam. Theo các điều khoản trong Bộ luật lao động, thời gian chờ cấp giấy phép lao động có thể được xác định như sau:

• Giấy phép lao động cho người lao động địa phương: Thời gian chờ không được quy định cụ thể trong Bộ luật lao động, nhưng thông thường việc cấp giấy phép lao động cho người lao động địa phương sẽ nhanh hơn so với người lao động nước ngoài. Thời gian cụ thể có thể thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động hoặc theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước về lao động.

• Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài: Thời gian chờ cấp giấy phép cho người lao động nước ngoài được quy định cụ thể trong Bộ luật lao động. Theo quy định, thời hạn chờ cấp giấy phép cho người lao động nước ngoài là không quá 15 ngày kể từ ngày nhà sử dụng lao động gửi hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên, trong trường hợp cần xem xét kỹ hơn, thời gian này có thể được gia hạn thêm 5 ngày.

Thời hạn cấp giấy phép lao động tại Việt Nam

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết.

• Thời hạn mà bên nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam.

• Thời hạn của hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

• Thời hạn của hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

• Thời hạn quy định trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài để đàm phán cung cấp dịch vụ.

• Thời hạn xác định trong giấy chứng nhận của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.

• Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài để thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.

• Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài tham gia hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.

Mức phạt đối với lao động nước ngoài không có giấy phép lao động thế nào?

Giấy phép lao động là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng đối với những người nước ngoài mong muốn làm việc tại Việt Nam. Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định vi phạm việc sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép sẽ bị xử phạt như sau:

• Người lao động nước ngoài sẽ bị phạt từ 15 đến 25 triệu đồng và đối diện với việc buộc xuất cảnh hoặc trục xuất khỏi Việt Nam theo điểm a khoản 3 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12.

• Người sử dụng lao động nước ngoài sẽ chịu phạt như sau:

  • Phạt từ 30 đến 45 triệu đồng nếu sử dụng từ 01 đến 10 người nước ngoài không có giấy phép lao động.
  • Phạt từ 45 đến 60 triệu đồng nếu sử dụng từ 11 đến 20 người nước ngoài không có giấy phép lao động.
  • Phạt từ 60 đến 75 triệu đồng nếu sử dụng từ 21 người nước ngoài trở lên không có giấy phép lao động.

Dịch vụ cấp giấy phép lao động tại Hãng Luật Quốc Tế Thành Công 

Công ty Luật Thành Công cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện các thủ tục liên quan đến xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam theo các bước sau:

Bước 1: Tư vấn và nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động

• Quý khách hàng có thể liên hệ qua điện thoại Hotline hoặc gửi yêu cầu qua email để được tư vấn và hỗ trợ thông tin cần thiết.
• Nhân viên hoặc chuyên viên của chúng tôi sẽ soạn thảo hồ sơ và hẹn địa điểm phù hợp để kiểm tra và ký hồ sơ trước khi nộp tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Chúng tôi sẽ tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc qua cổng điện tử tương ứng.

Bước 2: Theo dõi và nhận giấy phép

• Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, chúng tôi sẽ theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và thực hiện các thủ tục theo yêu cầu của cơ quan nhà nước.
• Đại diện của chúng tôi sẽ đến cơ quan Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để nhận kết quả giải quyết hoặc đăng ký nhận tại địa chỉ công ty theo địa chỉ thông báo.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn và hỗ trợ các thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp cho người nước ngoài có tạm trú tại Việt Nam.
• Hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ xin cấp giấy phép lao động theo quy định.
• Tư vấn về thủ tục khám sức khỏe cần thiết để xin giấy phép lao động.
• Dịch, công chứng và hợp pháp lãnh sự các tài liệu liên quan đến cấp giấy phép lao động.
• Hỗ trợ đại diện doanh nghiệp và người lao động thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền.

Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến việc xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam. Liên hệ qua hotline hoặc zalo để được tư vấn sớm nhất, rất vui nếu được hợp tác với quý khách.