Công ty của bạn đang phát triển và muốn mở rộng hoạt động sang quận, tỉnh, thành phố khác? Bạn phân vân nên mở chi nhánh, văn phòng đại diện hay chỉ cần đăng ký địa điểm kinh doanh? Hồ sơ cần những gì, nộp ở đâu, chi nhánh kê khai thuế thế nào và có được xuất hóa đơn hay không?
Thủ tục thành lập chi nhánh hiện nay đã được đơn giản hóa đáng kể so với trước. Nhiều giấy tờ trong các hướng dẫn cũ như bản sao công chứng CMND, tờ khai thông tin người nộp hồ sơ, mục lục, bìa hồ sơ, thông báo mẫu con dấu không còn áp dụng. Tuy nhiên, việc chọn sai hình thức đơn vị phụ thuộc hoặc phương thức hạch toán có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn về thuế, hóa đơn và quản lý nội bộ về sau.
Luật Thành Công tư vấn và thực hiện trọn gói thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh cho mọi loại hình doanh nghiệp – Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài – trong hầu hết lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, xây dựng, tư vấn thiết kế, sản xuất, công nghệ, xuất nhập khẩu, bất động sản, du lịch, nhà hàng, nông nghiệp… Luật sư và chuyên viên pháp lý đồng hành từ bước lựa chọn mô hình, soạn hồ sơ, đại diện thực hiện thủ tục đến khi chi nhánh chính thức đi vào hoạt động.
1. Chi nhánh là gì? Nên mở chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh?
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân; doanh nghiệp chịu trách nhiệm đối với mọi hoạt động của chi nhánh. Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài, có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương.
|
Tiêu chí |
Chi nhánh |
Văn phòng đại diện |
Địa điểm kinh doanh |
|
Chức năng |
Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp |
Đại diện theo ủy quyền, bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp |
Nơi thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể |
|
Được kinh doanh |
Có |
Không |
Có |
|
Ký hợp đồng |
Có, theo ủy quyền của doanh nghiệp |
Chỉ trong phạm vi ủy quyền, không kinh doanh |
Theo ủy quyền của doanh nghiệp/chi nhánh |
|
Mã số thuế riêng |
Có (13 số) |
Có (13 số) |
Có mã số địa điểm, kê khai thuế theo quy định |
|
Có thể lập địa điểm kinh doanh trực thuộc |
Có |
Không |
Không |
|
Phù hợp khi |
Mở rộng hoạt động kinh doanh sang địa bàn mới |
Tìm hiểu thị trường, chăm sóc khách hàng, giao dịch |
Mở thêm cửa hàng, kho, xưởng, điểm bán |
Lời khuyên của Luật Thành Công: Nếu chỉ cần mở thêm cửa hàng, kho hoặc điểm bán, đăng ký địa điểm kinh doanh thường gọn nhẹ hơn. Nếu cần một đơn vị có bộ máy riêng, ký hợp đồng, xuất hóa đơn và quản lý nhân sự tại địa bàn mới, nên thành lập chi nhánh. Nếu chỉ cần hiện diện để giao dịch, xúc tiến thương mại, văn phòng đại diện là lựa chọn phù hợp. Chúng tôi tư vấn miễn phí trước khi thực hiện.
2. Những nội dung cần xác định trước khi thành lập chi nhánh
2.1. Tên chi nhánh
- Tên chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại Minh An – Chi nhánh Đà Nẵng;
- Tên được viết bằng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu; ngoài tên tiếng Việt, chi nhánh có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt;
- Tên chi nhánh phải được gắn tại trụ sở chi nhánh.
2.2. Địa chỉ chi nhánh
- Địa chỉ xác định rõ số nhà, đường/thôn, xã/phường, tỉnh/thành phố; có thể cùng hoặc khác tỉnh với trụ sở chính;
- Căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở không được sử dụng làm trụ sở chi nhánh;
- Với ngành nghề có điều kiện (ăn uống, lưu trú, sản xuất, kho bãi…), địa điểm còn phải đáp ứng điều kiện về phòng cháy chữa cháy, môi trường, an toàn thực phẩm.
2.3. Ngành nghề hoạt động
- Ngành nghề của chi nhánh phải nằm trong ngành nghề đã đăng ký của doanh nghiệp. Nếu chưa có, doanh nghiệp cần bổ sung ngành nghề trước hoặc cùng lúc – Luật Thành Công sẽ rà soát và thực hiện luôn thủ tục này;
- Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chi nhánh chỉ được hoạt động khi đáp ứng đủ điều kiện hoặc có giấy phép chuyên ngành tại địa bàn.
2.4. Người đứng đầu chi nhánh
- Doanh nghiệp bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh (Giám đốc chi nhánh/Trưởng chi nhánh) bằng quyết định hoặc văn bản ủy quyền;
- Người đứng đầu có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần lưu ý thủ tục giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động;
- Nên xác định rõ phạm vi ủy quyền: ký hợp đồng, tuyển dụng, giao dịch ngân hàng, hạn mức giá trị giao dịch… để kiểm soát rủi ro.
2.5. Phương thức hạch toán
- Hạch toán độc lập: chi nhánh tổ chức bộ máy kế toán riêng, tự kê khai, nộp thuế, sử dụng hóa đơn riêng. Phù hợp với chi nhánh có quy mô lớn, hoạt động tương đối độc lập;
- Hạch toán phụ thuộc: doanh thu, chi phí được tập hợp về doanh nghiệp để hạch toán chung. Gọn nhẹ hơn về kế toán, phù hợp với chi nhánh quy mô vừa và nhỏ;
- Phương thức hạch toán ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và việc sử dụng hóa đơn – nên được luật sư và kế toán tư vấn trước khi đăng ký.
3. Hồ sơ thành lập chi nhánh
Theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp và Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh gồm:
- Thông báo thành lập chi nhánh (Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh) theo biểu mẫu hiện hành;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, tùy loại hình doanh nghiệp:
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên;
- Công ty TNHH một thành viên: quyết định của chủ sở hữu công ty, hoặc quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên / quyết định của Chủ tịch công ty tùy mô hình tổ chức;
- Công ty cổ phần: quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị;
- Công ty hợp danh: quyết định và biên bản họp của các thành viên hợp danh;
- Doanh nghiệp tư nhân: quyết định của chủ doanh nghiệp tư nhân;
- Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh. Trường hợp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, hồ sơ không cần bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân. Người nước ngoài sử dụng bản sao hộ chiếu;
- Văn bản ủy quyền cho Luật Thành Công thực hiện thủ tục (chúng tôi chuẩn bị sẵn).
Đã bỏ so với quy định cũ: bản sao công chứng CMND/CCCD của người đứng đầu (khi kê khai số định danh), tờ khai thông tin người nộp hồ sơ, mục lục hồ sơ, bìa hồ sơ, thông báo mẫu con dấu chi nhánh.
Bạn chỉ cần cung cấp cho Luật Thành Công
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản chụp);
- Tên chi nhánh dự kiến, tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt (nếu có);
- Địa chỉ đặt chi nhánh, số điện thoại, email;
- Ngành nghề chi nhánh sẽ hoạt động;
- Thông tin căn cước (VNeID) của người đứng đầu chi nhánh; hộ chiếu nếu là người nước ngoài;
- Phương thức hạch toán dự kiến (nếu chưa rõ, luật sư sẽ tư vấn).
Quyết định, biên bản họp, quyết định bổ nhiệm và toàn bộ hồ sơ do Luật Thành Công soạn thảo. Bạn chỉ cần kiểm tra và ký.
4. Nơi nộp, thời hạn và kết quả
- Thời hạn nộp hồ sơ: trong 10 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ra quyết định thành lập chi nhánh.
- Nơi nộp: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh (không phải nơi đặt trụ sở chính).
- Hình thức nộp: trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trực tiếp hoặc qua bưu chính.
- Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
- Kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Mã số chi nhánh (13 số) đồng thời là mã số thuếcủa chi nhánh.
Thành lập chi nhánh ở nước ngoài thực hiện theo thủ tục riêng (thông báo lập chi nhánh ở nước ngoài và các thủ tục đầu tư ra nước ngoài nếu có). Luật Thành Công tư vấn và báo phí riêng cho từng trường hợp.
5. Sau khi có Giấy chứng nhận, chi nhánh cần làm gì?
5.1. Thủ tục hành chính
- Gắn tên chi nhánh tại trụ sở chi nhánh;
- Con dấu: doanh nghiệp tự quyết định việc khắc dấu cho chi nhánh, không còn thủ tục thông báo mẫu con dấu;
- Tài khoản ngân hàng: mở tài khoản đứng tên chi nhánh nếu chi nhánh giao dịch, thu chi riêng;
- Ủy quyền nội bộ: ban hành quy chế, văn bản ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh.
5.2. Thuế và hóa đơn
- Chữ ký số cho chi nhánh để kê khai, nộp thuế điện tử (nếu chi nhánh kê khai riêng);
- Hóa đơn điện tử: chi nhánh có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử riêng khi trực tiếp bán hàng, cung cấp dịch vụ;
- Kê khai thuế theo phương thức hạch toán đã chọn và quy định về phân bổ nghĩa vụ thuế khi chi nhánh đặt ở tỉnh khác với trụ sở chính;
- Lệ phí môn bài: đã bãi bỏ từ ngày 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, áp dụng cho cả chi nhánh.
5.3. Lao động và điều kiện kinh doanh
- Ký hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động làm việc tại chi nhánh theo quy định;
- Hoàn thiện điều kiện kinh doanh hoặc xin giấy phép chuyên ngành tại địa bàn (nếu có);
- Khi thay đổi nội dung đăng ký (tên, địa chỉ, người đứng đầu, ngành nghề), doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
6. Công việc Luật Thành Công thực hiện
Giai đoạn 1 – Tư vấn trước khi thành lập
- Tư vấn lựa chọn hình thức: chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh;
- Tư vấn đặt tên chi nhánh (tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt);
- Kiểm tra điều kiện địa chỉ đặt chi nhánh;
- Rà soát ngành nghề, bổ sung ngành nghề cho doanh nghiệp nếu cần; rà soát giấy phép chuyên ngành;
- Tư vấn người đứng đầu chi nhánh, phạm vi ủy quyền và phương thức hạch toán.
Giai đoạn 2 – Thực hiện thủ tục
- Soạn thảo quyết định thành lập, biên bản họp, quyết định bổ nhiệm người đứng đầu và thông báo thành lập chi nhánh;
- Hướng dẫn và hỗ trợ ký hồ sơ tận nơi;
- Đại diện nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung;
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
- Khắc con dấu chi nhánh (theo nhu cầu).
Giai đoạn 3 – Hoàn thiện sau thành lập
- Cung cấp chữ ký số, đăng ký nộp thuế điện tử cho chi nhánh;
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (nếu có);
- Hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh;
- Tư vấn kê khai thuế ban đầu theo phương thức hạch toán;
- Bàn giao Giấy chứng nhận, con dấu, hồ sơ thuế và toàn bộ giấy tờ liên quan tận nơi.
Tặng kèm: Bộ biểu mẫu văn bản nội bộ (quyết định bổ nhiệm, giấy ủy quyền, quy chế hoạt động chi nhánh…) và mẫu hợp đồng thông dụng miễn phí.
7. Quy trình thực hiện
|
Bước |
Nội dung |
Thời gian |
|
1. Tiếp nhận |
Tiếp nhận nhu cầu và thông tin dự kiến về chi nhánh |
Trong ngày |
|
2. Tư vấn & báo phí |
Tư vấn hình thức, tên, địa chỉ, ngành nghề, hạch toán; báo phí trọn gói, ký hợp đồng |
Trong ngày |
|
3. Soạn hồ sơ |
Soạn quyết định, biên bản, thông báo; gửi khách hàng kiểm tra và ký tận nơi |
[01] ngày |
|
4. Nộp & theo dõi |
Đại diện nộp hồ sơ, cập nhật tiến độ, xử lý yêu cầu bổ sung; nhận Giấy chứng nhận |
03 ngày làm việc |
|
5. Hoàn thiện & bàn giao |
Khắc dấu, chữ ký số, thuế ban đầu, hóa đơn; bàn giao toàn bộ hồ sơ |
[05–07] ngày |
8. Vì sao chọn Luật Thành Công?
- Chuyên nghiệp, đúng tiến độ: Có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và con dấu trong [3–5] ngày làm việc; hoàn tất thủ tục thuế ban đầu trong [5–7] ngày.
- An toàn pháp lý: Luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm trực tiếp tư vấn – không chỉ nộp hồ sơ mà còn tư vấn mô hình, phạm vi ủy quyền và phương thức hạch toán phù hợp.
- Thực hiện trên toàn quốc: Hỗ trợ thành lập chi nhánh tại [các tỉnh, thành phố ___], kể cả khi chi nhánh đặt ở tỉnh khác với trụ sở chính.
- Tận nơi: Chuẩn bị hồ sơ, ký và bàn giao kết quả tại văn phòng hoặc bất kỳ địa điểm nào thuận tiện cho bạn.
- Tiết kiệm, minh bạch: Báo phí trọn gói trước khi thực hiện, ghi rõ trong hợp đồng, không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận.
- Đồng hành lâu dài: Kế toán – thuế cho chi nhánh, thay đổi đăng ký, lao động, giấy phép chuyên ngành và tư vấn pháp lý thường xuyên.
9. Ưu đãi hỗ trợ sau khi thành lập chi nhánh
- Miễn phí [02] tháng báo cáo thuế trọn gói cho chi nhánh;
- Hỗ trợ kê khai, nộp thuế ban đầu cho chi nhánh;
- Miễn phí tư vấn pháp lý [01] năm;
- Cung cấp chữ ký số, hóa đơn điện tử với giá đại lý;
- Hỗ trợ đăng ký lao động, bảo hiểm xã hội với chi phí thấp;
- Tặng bộ biểu mẫu văn bản nội bộ và mẫu hợp đồng thông dụng;
- Cung cấp văn bản pháp luật doanh nghiệp mới;
- Tư vấn chính sách thuế, kế toán quản trị giữa trụ sở chính và chi nhánh;
- Giảm 10% phí các dịch vụ tiếp theo (mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, thay đổi đăng ký…).
10. Câu hỏi thường gặp
- Chi nhánh có được đặt ở tỉnh khác với trụ sở chính không?
Được. Doanh nghiệp có thể lập một hoặc nhiều chi nhánh ở bất kỳ địa phương nào trong nước, cũng như ở nước ngoài. Hồ sơ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.
- Chi nhánh có tư cách pháp nhân không?
Không. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc; doanh nghiệp chịu trách nhiệm về quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của chi nhánh.
- Chi nhánh có cần vốn riêng không?
Chi nhánh không có vốn điều lệ riêng. Doanh nghiệp cấp vốn hoặc tài sản cho chi nhánh hoạt động theo quy chế nội bộ.
- Chi nhánh có được ký hợp đồng và xuất hóa đơn không?
Có. Chi nhánh ký hợp đồng theo phạm vi ủy quyền của doanh nghiệp và có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử riêng khi trực tiếp bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Chi nhánh có được kinh doanh ngành nghề mà công ty chưa đăng ký không?
Không. Ngành nghề của chi nhánh phải đúng với ngành nghề của doanh nghiệp. Nếu cần, doanh nghiệp phải bổ sung ngành nghề trước – Luật Thành Công có thể thực hiện đồng thời.
- Có bắt buộc khắc con dấu cho chi nhánh không?
Doanh nghiệp tự quyết định. Nếu chi nhánh giao dịch, ký hợp đồng riêng thì nên có con dấu. Không còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Chi nhánh phải nộp những loại thuế nào?
Tùy phương thức hạch toán và hoạt động thực tế, chi nhánh có thể phải kê khai thuế GTGT, thuế TNCN của người lao động và các nghĩa vụ thuế khác. Lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ 01/01/2026.
- Khi thay đổi người đứng đầu hoặc địa chỉ chi nhánh cần làm gì?
Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.
